آیا تا به حال برای شما اتفاق افتاده که دوستانتان از شما بپرسند که در طول روز چکار می کنید؟ چرا با اینکه وقت زیادی دارید برای خودتان وقت نمی گذارید یا کارهایتان را دیر انجام می دهید؟
شاید شما هم پاسخی برای این سوال ها نداشته باشید و یا خودتان هم به فکر فرو روید که کل روز را چه می کنید که هیچ زمان اضافی ندارید؟
چگونه کار خود را اولویت بندی می کنید؟ پاسخ آن کلید مدیریت زمان را به بهترین نحو پنهان می کند. واقعیت این است که زمان ارزشمند است و منتظر هیچ مردی نیست. با این حال، بسیاری از ما ناخودآگاه زمان را هدر می دهیم. اما زمانی که این درک شروع می شود، اغلب دیر است، یا زمان کمی برای فرصت باقی مانده است.
در نهایت، آنچه را که قصد انجامش را داریم، تغییر می دهیم یا شکست می خوریم؛ اما اجازه دهید روی زمانی که از دست داده ایم، تمرکز نکنیم.
چگونه کار و زندگی خود را اولویت بندی می کنید؟
به زمانی فکر کنید که باید صبح زود از خواب بیدار می شدید. با این حال، شب را صرف تماشای یک سریال می کردید. صبح روز بعد دیر از خواب بیدار می شدید، به سر کار می رفتید، آشفته و بدون آمادگی برای یک جلسه. آیا واقعا باید آن اپیزودها را تمام می کردید؟ یا می توانستید زودتر بخوابید؟
در مورد آن زمان که مهلت داشتید و هر شب را تا دیروقت کار می کردید چطور؟ آیا واقعاً مجبور بودید تا دیر وقت کار کنید؟ یا می توانستید پروژه را در ساعات معمولی خود به پایان برسانید؟
شما نمی توانید زمان را به عقب برگردانید، اما می توانید با زمانی که اکنون دارید بهتر عمل کنید. زمانی می توانید آینده خود را تغییر دهید که بدانید اولویت بندی به چه معناست. روشی که کار را در اولویت قرار می دهید می تواند شما را وادار به انجام معجزه کند.
در اینجا این است که چگونه می توانید بهترین استفاده را از زندگی خود ببرید:
اولویت بندی به چه معناست
زمانی که از وظایف خسته می شوید، مهم است که از آن ها جلوتر بمانید. اولویت بندی به معنای ارزش گذاری یک وظیفه بر وظیفه دیگر و تکمیل مهم ترین وظیفه در ابتدا است. اولویت بندی می تواند در وقت و انرژی شما صرفه جویی زیادی کند.
در حالی که ممکن است بخواهید هر کاری را فورا تمام کنید، باید احتیاط به خرج دهید. وقتی همه چیز فوری است، همه چیز فوریت خود را از دست می دهد.
اولویت بندی یکی از بهترین استراتژی های مدیریت زمان است. با اولویت بندی می توانید روز خود را بهتر سازماندهی کنید، زمان بیشتری برای کار بر روی کاره ای بزرگ تر داشته باشید، و ضرب الاجل های خود را برآورده کنید. توسعه مهارت های اولویت بندی به شما کمک می کند در زمان کمتری کاره ای بیشتری انجام دهید.
چگونه از زمان خود استفاده کنید
برگردیم به نبرد قدیمی کمیت در مقابل کیفیت، به نظر شما کدام یک مهمتر است؟ نیازی نیست نگران زمان باقی مانده باشید. در عوض، روی نحوه استفاده از آن برای ایجاد لحظات ارزشمندتر تمرکز کنید.
شما به راحتی می توانید در زمانی که اکنون در اختیار دارید، ضرب کنید یا سرمایه گذاری کنید. به این ترتیب، به جای صرف وقت صرف در زمان حال، در آینده بازده بیشتری به دست خواهید آورد. یک راه ساده برای سرمایه گذاری در زمان، اولویت بندی است.
این یک دانش رایج است، با این حال، چند نفر از ما عمداً می نشینیم تا وظایف و مسئولیت های روزانه را اولویت بندی کنیم؟ چند نفر از ما می دانیم که چگونه تصمیم بگیریم چه چیزی مهم تر است؟
چرا اولویت بندی مهم است؟
وقتی زندگی خود را اولویت بندی می کنید، مزایای زیادی به دست می آورید. بدون استرس شروع به تولید کارآمد می کنید، که فرصت های بیشتری به شما برای انجام کاره ای دیگر می دهد.
اولویت بندی به این معنی است که کاره ای خود را به روش درست انجام دهید. این ممکن است همیشه سریع ترین راه نباشد. اما بیایید صادق باشیم، ما تنها می توانیم در هر زمانی کاره ای زیادی انجام دهیم، بنابراین بیایید عاقلانه از آن استفاده کنیم.
1- بهره وری و کارایی
اولویت بندی کارهای فوری باعث بهبود کارایی و بهره وری شما می شود. این به شما کمک می کند تا در مورد مهمترین وظایف خود شفافیت کسب کنید و اطمینان حاصل کنید که زمان و توجه کافی را برای انجام موفقیت آمیز آنها اختصاص می دهید.
این استراتژی تمرکز شما را بهبود می بخشد و در عین حال استرس و حواس پرتی را کاهش می دهد. با اولویت بندی کارهای فوری، در مدت کوتاهی نتایج بهتری خواهید گرفت. شما باید اولویت های خود را بدانید تا بهره وری، عملکرد و اثربخشی خود را افزایش دهید.
۲- اضطراب و استرس کم تر
زمانی که می دانید چگونه زندگی خود را اولویت بندی کنید، احساس آرامش می کنید و زمانی که نیاز به انجام بسیاری از کارها در یک دوره کوتاه دارید، احساس خستگی می کنید.
ایجاد یک لیست اولویت بندی به مدیریت یک به یک این وظایف کمک می کند. هنگامی که مهم ترین کارها به موقع انجام می شوند، احساس آرامش می کنید. با این حال، اگر اولویت بندی نکنید، احساس استرس بیشتری می کنید و غیرمولد می شوید.
3- فرصت های بیشتر
اولویت بندی حجم کاری به معنای تمرکز بیشتر بر روی مهمترین وظایف است. هر چه بیشتر کارهای مهم را اولویت بندی کنید، می توانید فرصت های بهتری در آینده به دست آورید.
با ناتوانی در اولویت بندی کار خود، متوجه خواهید شد که زمان بیشتری را صرف کارهای کمتر مهم می کنید. داشتن کارهای زیادی برای انجام دادن باعث می شود نتوانید پیشرفت مورد نیاز خود را در حرفه خود انجام دهید. اولویت بندی باعث افزایش اثربخشی و عملکرد شما در محل کار می شود و زمان کافی برای جستجو و استفاده حداکثری از فرصت های موجود خواهید داشت.
روش های موثر برای اولویت بندی وظایف
حالا که با اهمیت اولویت بندی آشنا شدید، اجازه دهید این موارد را عملی کنید و شروع به اولویت بندی زندگی خود کنید.
1- ارزش هر کار را تعیین کنید
قبل از اینکه بتوانید در مورد اولویت بندی تصمیم بگیرید، باید بدانید که این اقدام چقدر اهمیت دارد.
ارزش چیزی است که از اقدامی که انجام می دهید به دست می آورید. این سودی است که در ازای صرف وقت خود دریافت می کنید. گاهی اوقات، ارزش آنی یا کوتاه مدت است. در موارد دیگر، فقط در دراز مدت متوجه می شود.
بنابراین وقتی روی زمان سرمایه گذاری می کنید، در واقع ارزش آینده را برای زمانی که در حال حاضر صرف می کنید، ایجاد می کنید. معمولا این مزایا فوری نیستند و آشکار شدن آن ها زمان می برد. اما زمانی که تحقق پیدا کنند، در یک دوره طولانی از آن ها لذت می برید.
۲- کاهش هزینه های زمانی
هزینه زمانی برای ایجاد مزایای کوتاه مدت استفاده می شود.
چه از آن آگاه باشید و چه نه، مغز شما به طور خودکار وظایف را اولویت بندی می کند. برخی از این وظایف می توانند شما را به اهدافتان نزدیک کنند در حالی که برخی دیگر این کار را انجام نمی دهند. در خارج از کار، تنها چند نفر عمدا برنامه ریزی می کنند و این به اغلب ما اجازه می دهد که به طور خودکار هدایت شویم.
این همان چیزی است که باعث می شود شما احساس مشغله کنید زیرا بیشتر اقدامات شما با اهداف شما همسو نیست. ما در نهایت مقدار زیادی از زمان گرانبهای خود را صرف هزینه‌های زمان بیهوده می‌کنیم و بسیار کم را صرف سرمایه‌گذاری در زمان می‌کنیم.
این باعث می شود که مردم روز به روز، ماه به ماه و سال به سال در یک حلقه گیر کنند.
با تعیین ارزش کارها و فعالیت های روزانه خود، می توانید با سرعت بسیار بیشتری اولویت بندی کنید؛ این کار نه تنها هزینه های زمانی را کاهش می دهد، بلکه سرمایه گذاری های زمانی را افزایش می دهد که در آینده نزدیک می توانید از آن ها برای حوزه های مهم تری از زندگی خود استفاده کنید.
3- کارها و وظایف خود را در تقویمتان یادداشت کنید
یادداشت کردن وظایف این امکان را برای شما فراهم می کند که تماو وظایف خود را در یک روز بدانید و بهتر بتوانید تصمیم بگیرید که کدام یک را زودتر انجام دهید یا کدام را به فردا موکول کنید.
4- وظایف را براساس ضرورت طبقه بندی کنید
تمام وظایف خود را در یک هفته روی یک کاغذ بنویسید و آن هایی که از همه مهم تر هستند یا پروژه های که وقت کمتری برای تحویل دارند را مشخص کنید و به ترتیب ضرورت طبقه بندی کنید. با این متوجه می شوید که کدام یک از وظایف شما باید زودتر انجام گیرد و کدام یک بهتر است در نوبت بماند.
۳- با انگیزه خود شروع کنید
تصور کنید در تعطیلات به سر می برید. هدف از این تعطیلات چیست؟ برای این تعطیلات به چه چیزهایی نیاز دارم؟ شما می توانید وظایف یا اقداماتی مانند:
- رزرو هتل
- رزرو بلیت هواپیما
- حمل و نقل زمینی
- رفتن به جاذبه ها
- رزرو شام
هنگامی که لیست خود را تهیه کردید، مرحله بعدی دسته بندی آن ها در ۳ معیار است.
باید ها
اینها وظایفی هستند که برای دستیابی به هدف حیاتی هستند و باید در اولویت منابع و زمان قرار گیرند.
بهتر است داشته باشد
اینها وظایف مهم اما غیر حیاتی هستند و برخی از آنها می توانند کارهایی باشند که می توانید بدون آنها انجام دهید.
خوش دست
اینها فقط وظایف یا اقدامات اختیاری هستند که بر نتیجه هدف شما تأثیری ندارند.
۴- وظایف خود را کمی کنید:
حالا که می دانید چگونه ارزش اقدامات خود را تعیین کنید، قدم بعدی برای اولویت بندی موثر این است که وظایف خود را کمی کنید تا بتوانید به طور عینی تصمیم بگیرید که کدام یک مهم تر است.
کمی کردن وظایف با اختصاص دادن یک مقدار به شما این امکان را می دهد که اهمیت آن ها را به طور عینی ببینید و این کار را برای شما آسان می کند که بدانید ابتدا باید روی کدام وظیفه کار کنید.
به این ترتیب می توانید مطمئن باشید که زمان و تلاشی که صرف کرده اید، کیفیت است.
5- از فهرست اصلی استفاده کنید
شما نمی توانید وظایف را با نگه داشتن آنها در ذهن خود اولویت بندی کنید. یکی از بهترین راه ها برای دستیابی به این هدف، ایجاد یک لیست اصلی است. برای دسترسی آسان و به روز رسانی می توانید از ابزار مدیریت پروژه استفاده کنید یا آن را در doc ایجاد کنید.
فهرست اصلی شما به شما کمک می کند اولویت هایی را که با اهداف بزرگ شما همسو هستند را کشف کنید.
۶- از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید
با یک لیست اصلی، هنوز هم می توانید در مورد فهمیدن اینکه چه کاری باید انجام دهید یا بعدا، گیج شوید.
بیشتر مردم از اصل پارتو برای حل این مشکل استفاده می کنند. آن ها بر ۲۰ درصد از کارهایی که ۸۰ درصد نتایج را تشکیل می دهند، تمرکز می کنند.
با این حال، اصل پارتو متکی بر تجربه است. یک تکنیک موثرتر، ماتریس آیزنهاور است که از فوریت وظایف نیز استفاده می کند. در اینجا یک مثال آورده می شود:
نیازهای نوزاد
تماس های اضطراری
در حال اتمام یک پروژه مهم که قرار است فردا انجام شود
با استفاده از این روش، ابتدا باید کارهای مهم و فوری را تکمیل کنید و بفهمید که چگونه کارهای مهم دیگر را تکمیل خواهید کرد. همچنین می توانید کارهای غیر مهم فوری را محول کنید و کارهایی را که نه مهم هستند و نه فوری را حذف کنید.
۷- قورباغه خود را بخورید
پس از اولویت بندی وظایف، باید بهترین استراتژی را برای تکمیل موفقیت آمیز آن ها در پیش بگیرید.
اولویت بندی موثر وظایف نیازمند استراتژی های موثر است. هنگامی که روز خود را با پرداختن به مهم ترین وظایف آغاز می کنید، احساس انرژی و انگیزه برای ادامه کار خواهید کرد. قورباغه ها وظایفی هستند که به نظر شما چالش برانگیز می آیند و در اغلب موارد، معمولا مهم هستند.
ابزارهای اولویت بندی
به لطف پیشرفت سریع فناوری، می توانید کارهای روزانه خود را با گوشی هوشمند یا تبلت خود سازماندهی و اولویت بندی کنید تا کارها را در زمان کمتری انجام دهید و به بزرگترین اهداف خود برسید. برخی از بهترین ابزارهای اولویت بندی عبارتند از:
این یک اپلیکیشن بهره وری عالی است که با امکان ذخیره ویدیوها، مقالات و لینک های جالب برای استفاده در آینده، تمرکز شما را بهبود خواهد بخشید. شما می توانید محتوای خود را مستقیما از برنامه های دیگر یا مرورگر خود در Pocket ذخیره کنید.
Todoist
یکی از بهترین مدیران کاری است که به شما در ایجاد یک لیست قابل اجرا، کارها و اهداف شما را ساده می کند.
این برنامه به شما اجازه می دهد تا برای افزایش بهره وری، آن را با دیگران به اشتراک بگذارید و کار کنید. این اپلیکیشن در پلتفرم های مختلف در دسترس است و یک بسته رایگان و ویژه نیز برای آن در نظر گرفته شده است.
افکار نهایی
با کمک مدیریت زمان می توانید تغییر را شروع کنید تا زندگی خود را ارتقا دهید تا رضایت بیشتری از خودتان و سبک زندگیتان داشته باشید. وقتی در زندگی با یک مشکل یا مانع رو به رو می شود این به دلیل یک تصمیم اشتباه یا بدشناسی نیست. مشکلاتی که در سر راه ما قرار می گیرید ناشی از یک سری از تصمیمات و اعمال در طول یک دوره از زندگی است. در نتیجه برای انجام کارها باید عمیق تر فکر کنید و تصمیمات بهتری بگیرید.
